Veel gestelde vragen

Wat bereik je met signaleren in de Verwijsindex?
De Verwijsindex is bedoeld voor vroegtijdige signalering van door begeleiders die op
professionele wijze met jeugdigen tot 23 jaar werken indien zij een zorg hebben over de betreffende jeugdige. Signaleren in de Verwijsindex heeft zin als er veel verschillende organisaties zijn aangesloten die ook actief signaleren; door een signaal af te geven in de Verwijsindex kom je ook in contact met organisaties die niet in je eigen netwerk zijn vertegenwoordigd. Dit kan ook gemeente‐overstijgend zijn, alle gemeenten in Haaglanden doen mee. Bovendien is de Verwijsindex Haaglanden aangesloten op de Landelijke Verwijsindex (VIR) zodat signalen ook landelijk kunnen matchen.

Wat zijn de voor- en nadelen van het programma Verwijsindex?
Wanneer een programma goed is ingericht, zijn er aan het programma geen nadelen verbonden, alleen voordelen. Je komt immers in contact met elkaar. De voordelen blijken pas echt wanneer een onverwachte match tot stand is gekomen en er vervolgens wordt samengewerkt. Belangrijke vragen hierbij zijn: wie voert de regie op de match en wat zijn de taken en verantwoordelijkheden in deze regiefunctie?

Wat kan de Verwijsindex betekenen voor ouders?
Voor ouders kan de Verwijsindex betekenen dat nauw op elkaar aansluitende hulpverlening kan worden gerealiseerd. Veel organisaties werken volgens het principe dat je alleen mag signaleren met toestemming van jongere en/of ouders. Je moet dus aan ouders kunnen uitleggen waarom het voor jou als begeleider belangrijk is dat jij een signaal afgeeft. Alleen wanneer er sprake is van overmacht of conflict van plichten mag je zonder toestemming signaleren. Naast de uitzondering dat je ouders niet hoeft te informeren in het geval van een dreigende situatie voor het kind, heb je altijd de plicht om aan de jeugdige en/of de ouders te communiceren dat je een signaal hebt afgegeven, ook al geven ze geen toestemming. Ze kunnen dan bezwaar aantekenen bij de Verwijsindex Haaglanden.

Wat zijn de valkuilen bij signaleren in de Verwijsindex?
Bij meerdere begeleiders leeft het idee dat de Verwijsindex een oplossing is; in plaats van een oplossing is het een hulpmiddel. Belangrijk is dat de professional die een signaal af moet geven weet waarom een signaal wordt afgegeven en wat hij/zij er mee kan doen. Hiervoor is training en begeleiding nodig.

Ik heb een signaal geplaatst in de Verwijsindex en er is een bezwaar ingediend, wat nu?
Je kunt het bezwaar doorsturen naar de Verwijsindex Haaglanden (bij voorkeur via de mail naar info@verwijsindexhaaglanden.nl). De procedure is als volgt:

• Het relatiebeheer neemt contact op met de ouders en/of jongere over de reden van het bezwaar.
• Het relatiebeheer neemt contact op met de signalerende organisatie om deze te informeren over het ingediende bezwaar.
• De signalerende begeleider overlegt met de leidinggevende of het signaal in de
  Verwijsindex blijft staan of wordt ingetrokken.
• Het relatiebeheer communiceert het besluit hierover met de ouders en/of jongere en de signalerende begeleider.

Is het wellicht beter pas toestemming te vragen voor uitwisseling van informatie op het moment dat er een match is?
Voordeel is dan dat je met de ouders direct kunt bespreken welke informatie je met anderen gaat delen. Nadeel is natuurlijk als ouders geen toestemming geven of het niet eens waren met het signaleren in de eerste plaats. Indien na het ontstaan van een match nog toestemming gevraagd moet worden voor het uitwisselen van informatie, kan onnodige vertraging optreden. Daarom is ervoor gekozen om toestemming te vragen voor het uitwisselen van informatie bij de mededeling van het voornemen een signaal te gaan plaatsen.

Hoe zit het met privacy?
Belangrijk is dat algemene afspraken gemaakt worden over privacy issues, dat wordt meestal gedaan in een privacy protocol. Daarnaast kunnen organisaties (omdat ze met verschillende wet- en regelgeving te maken hebben) soms wat milder en soms wat strenger met de privacy regels omgaan. Men dient elkaar hierin te respecteren. Maar de ervaring leert dat m.b.t. informatie-uitwisseling meer is toegestaan dan op dit moment in de praktijk plaatsvindt.

Wat is een risicokind en hoe zien signaleringscriteria er uit?
Iedere organisatie of groep van organisaties stelt voor zichzelf criteria op. Het onderwijs in heel Haaglanden hanteert bijvoorbeeld dezelfde criteria.
Hier hebben wij niet alleen de vraag gesteld: ‘Wat is een risicokind?’ maar ook ‘Welke signalen (van kinderen) wil jij afgeven en welke signalen wil je ontvangen van andere organisaties’. Want alleen als jij als begeleider een signaal afgeeft, kun je een match krijgen.
Dus niet alleen ‘probleemgevallen’ worden gesignaleerd, maar ook kinderen die je begeleidt in een traject en waar het op zich goed mee gaat, maar waar je wel een zorg over hebt.
Voor begeleiders is het dan belangrijk om tijdens zo’n traject signalen van andere organisaties te ontvangen die zich zorgen maken of die met andere hulpverleningstrajecten bezig zijn. In het algemeen betreft het kinderen waar je een ‘niet-pluisgevoel’ bij hebt en dat je dit gevoel kan onderbouwen met de signaleringscriteria die zijn vermeld in het profiel dat voor jouw organisatie is opgesteld. Zie hiervoor het profiel dat is opgesteld voor de organisatie waar je voor werkt.

Wie mag signaleren in de Verwijsindex?
Dat bepaalt iedere organisatie voor zich, maar bij voorkeur signaleert de begeleider zelf. Het is mogelijk om, afhankelijk van interne werkwijze en procedures, het secretariaat te laten signaleren. Voor het onderwijs is bepaald dat de intern begeleiders (en soms ook directeuren in primair onderwijs) en zorgcoördinatoren de signalen in de Verwijsindex plaatsen.

Hoe vindt terugkoppeling plaats?
Wanneer een match is ontstaan, ontvangen begeleiders in hun eigen mailbox een mail met contactgegevens van de andere signalerende organisatie. Bij een aantal organisaties komt deze mail binnen bij het secretariaat dat de mail doorstuurt naar de begeleider. In het document zorgcoördinatie staan de afspraken over zorgcoördinatie vermeld, deze afspraken kunnen per gemeente verschillend zijn.

Wie mag bij de gegevens?
Signalerende begeleiders hebben inzicht in contactgegevens van signalerende organisaties met wie een match is ontstaan. Daarnaast is de Verwijsindex zodanig ingericht dat een aangewezen medewerker van iedere organisatie rapportages krijgt over het aantal signalen en matches van de organisatie.

Wat levert signaleren mij als begeleider op?
Dat is afhankelijk van de signalen je zelf afgeeft in de Verwijsindex. De Verwijsindex levert resultaten door matches te maken en brengt je dus in contact met organisaties die ook een zorg of uitvoerende taak hebben over hetzelfde kind als jij dat hebt gesignaleerd in de Verwijsindex. Je staat er dus niet alleen voor, een andere signalerende organisatie kan jou aanvullende informatie geven die meer inzicht in de zorgsituatie oplevert. Samen kunnen jullie bespreken wat het beste is voor het kind.

Het vragen van toestemming wordt als knelpunt ervaren
Doel van de signalering is kunnen samenwerken met andere organisaties die professioneel met kinderen en jongeren werken. Natuurlijk werk je al actief samen als je de zorg en je handelingsplan met de ouders bespreekt. Je kan via de Verwijsindex ook in contact komen met organisaties die nà jouw contact met het kind/jongere en diens ouders een signaal in de Verwijsindex plaatsen. Of je komt in contact met organisaties waar de ouders niet met jou over gesproken hebben, dit gebeurt in de praktijk zowel bewust als onbewust. Doel van signalering in de Verwijsindex is samenwerking met andere organisaties met het doel het kind betere hulp te kunnen bieden maar ook afstemming met organisaties die niet op de
hoogte zijn van de hulp die jij al aan het opstarten bent. Dit voorkomt langs elkaar heen werken.
In feite wil je geen ‘nee’ horen op je verzoek om toestemming. Daarom is het beter om instemming te vragen en de vraag ‘ik-gericht te stellen: ‘Ik wil graag samenwerken met andere instellingen, want ik ken uw situatie nu goed en ik heb met u besproken hoe we het gaan aanpakken; ik wil dit zo nodig graag delen met anderen zodat er geen onnodige stappen worden gezet en de hulp goed op elkaar wordt afgestemd. Stemt u hiermee in?’
Andere tips bij het vragen om toestemming:

• Breng de Verwijsindex zo vroeg mogelijk ter sprake in gesprekken.
• Geef het belang aan van de Verwijsindex.
• Probeer je zorg te delen en maak contact.
• Leg uit wat de Verwijsindex is: het is geen systeem, maar een ‘hulpmiddel’ of een
  ‘programma’, maak de Verwijsindex ook niet groter dan het is.
• Geef duidelijk aan dat de Verwijsindex er alleen voor zorgt dat begeleiders bij wie hun kind al bekend is, contact met elkaar opnemen. Alleen de naam en het BSN van het kind/jongere en de signalerende organisatie staan vermeld en niet wat het probleem of de zorg is (alleen ‘Dat-informatie’!).
• Vraag om instemming voor signaleren + samenwerken.
• Geef een folder van de Verwijsindex mee tijdens het gesprek zodat ouders niet met lege handen naar huis gaan.

Kun je gegevens uitwisselen zonder toestemming van ouders?
Ja, dat kan. Het is natuurlijk altijd in het belang van het kind (en de ouders) om ze te betrekken bij de hulp die je biedt, en dus ook bij de samenwerking tussen verschillende hulpverleners. Probeer dus altijd uit te leggen dat het in het belang van het kind is, dat hulpverleners met elkaar samen werken. Wanneer ouders geen toestemming geven, zal je moeten beoordelen of het belang van het kind zwaarder weegt dan het signaleren.
Stel jezelf de volgende vragen:

• Is het doel gerechtvaardigd dat ik wil bereiken met signaleren?
• Is het noodzakelijk om te signaleren om dit doel te bereiken?
• Heb ik er alles aan gedaan om toestemming van het kind of de ouders te krijgen?
• Weegt het gevaar voor het kind dat ik met signaleren hoop af te wenden op tegen het belang dat het kind of de ouders hebben bij geheimhouding?
  Als je al deze vragen met ‘ja’ beantwoordt, dan is er sprake van overmacht of conflict van plichten en mag je zonder toestemming signaleren… sterker nog: dan moet je signaleren.
  Conflict van plichten: indien het ter sprake brengen van een signaal in de Verwijsindex de situatie voor het te signaleren kind/jongere dreigender maakt, hoeft geen toestemming te worden gevraagd voor het signaal in de Verwijsindex.

In geval van gescheiden ouders: heb je dan toestemming nodig van beide ouders?
Zijn de ouders gescheiden maar hebben zij beiden het gezag, dan behoor je als begeleider (voor zover mogelijk en praktisch haalbaar) aan beide ouders toestemming te vragen voor de uitwisseling van informatie na een opgetreden match. Zijn er twee gezaghebbende ouders dan is toestemming van beiden vereist tenzij redelijkerwijs mag worden aangenomen dat de toestemming van de ene gezaghebbende ouder al dan niet impliciet ook de toestemming van de andere ouder betekent. Indien er alles aan gedaan is toestemming te verkrijgen, is geen toestemming nodig van de andere gezaghebbende ouder. Het is wel belangrijk dat de acties die zijn ondernomen om de toestemming te verkrijgen vast te leggen in het cliëntsysteem.

Het tonen van de folder helpt niet mee bij het verkrijgen van toestemming; het hindert juist bij het vragen van toestemming.
De folders ‘IK’ en ‘Mijn Kind’ zijn recent aangepast en bieden meer informatie.

Werkt het vragen van toestemming om te mogen signaleren in de Verwijsindex niet juist averechts in die gevallen waarbij het opstarten van vrijwillige hulp al moeizaam gaat; jaag je mensen niet weg?
Het doel van de Verwijsindex is samenwerken en aanvullende informatie verkrijgen in het contact met andere organisaties. Ook is een zorgsituatie niet statisch: deze blijft veranderen en er kunnen meer organisaties bij de zorgsituatie betrokken raken. Door het contact dat via de Verwijsindex mogelijk is, kunnen andere organisaties weer gebruik maken van informatie die jij weer te bieden hebt. De Verwijsindex is ook geen inkijksysteem en het is geen straf om in de Verwijsindex te staan. Het doel moet dus ook als zodanig worden gebracht. Zie ook verder bij vraag 13) ‘Het vragen van toestemming wordt als knelpunt ervaren’.
Doel is samenwerken en afstemmen met organisaties die niet weten welke hulp je al aan het opstarten bent.

De signaleringscriteria zijn te breed
De genoemde criteria in het profiel bieden een richtlijn en een onderbouwing van een niet-pluis-gevoel. Het besluit om een kind te signaleren in de Verwijsindex blijft uiteindelijk wel de afweging van de professionele begeleider.

Kunnen alle kinderen uit een gezin waar zorg om is in één keer worden gesignaleerd in de Verwijsindex?
Nee, per kind moet toestemming worden gevraagd voor het plaatsen van een signaal. Deze toestemming dient weer per kind te worden vastgelegd in het dossier. Het is i.v.m. wetgeving niet mogelijk om in één keer een heel gezin te signaleren in de Verwijsindex. De Verwijsindex biedt de mogelijkheid niet om meteen een heel gezin te signaleren: signaleren gebeurt individueel aan de hand van het BSN.

Wat kan het ZAT betekenen in het proces van signaleren?
Iedere school mag aansluiten op de Verwijsindex Haaglanden. De intern begeleider of zorgcoördinator van de school geeft een signaal af in de Verwijsindex. Iedere organisatie in het ZAT plaatst een signaal gericht op de toekomst. In de toekomst kunnen er immers nog signalen bijkomen.

Leerlingen die in het ZAT worden besproken en die zouden moeten worden gesignaleerd in de Verwijsindex worden niet gesignaleerd omdat de school niet is aangesloten op de Verwijsindex
Steeds meer scholen in de regio Haaglanden worden aangesloten op de Verwijsindex.
Vooralsnog kan bekeken worden welke organisatie uit het ZAT het signaal in de Verwijsindex plaatst.

Verlenging van een signaal blijkt ingewikkeld te zijn
Ingeval van een koppeling van het eigen cliëntsysteem met de Verwijsindex is verlenging van een signaal in het eigen cliëntsysteem; daarvoor moet contact opgenomen worden met de helpdesk van de Verwijsindex. Dit kan per mail (helpdesk@verwijsindexhaaglanden.nl) of per telefoon 070-3156361.
Indien een organisatie gebruik maakt van het handmatig plaatsen van een signaal in de Verwijsindex, kan het signaal als volgt worden verlengd:
1. Inloggen in de Verwijsindex
2. Ga naar ‘Signaleren’
3. Ga naar ‘Overzicht’
4. Zoek in het overzicht de naam van het betreffende kind/jongere en klik op de
betreffende regel
5. Klik op het icoontje ‘wijzigen’
6. Wijzig in het veld ‘einddatum’ de datum (schuif deze 1 jaar door)
7. Klik op de knop ‘signaal wijzigen’
Indien het niet lukt het signaal te verlengen, kan je mailen of bellen met de helpdesk (zie hierboven).

Melden bij het AMK wordt als zinvoller ervaren dan signaleren in de Verwijsindex
Het is ook mogelijk om beiden te doen. Als de zorgen zo groot zijn dat het AMK moet worden ingeschakeld, moet dit uiteraard gebeuren. Dit hoeft niet tegen melding in de Verwijsindex te pleiten. Het kan elkaar aanvullen, zeker als je met een organisatie matcht die (nog) niet weet dat het AMK reeds is ingeschakeld. Via een signaal in de Verwijsindex kunnen dan andere onnodige acties worden voorkomen. Overigens is de Verwijsindex vooral bedoeld voor vroegtijdige signalering en niet alleen voor kindermishandeling.

Hoe signaleer je meerlingen in de Verwijsindex?
Je signaleert een kind aan de hand van het BSN en dat is per individu uniek. Je moet natuurlijk wel goed opletten of het juiste individu van de meerling wordt gesignaleerd.

Laatst bijgewerkt: 12 maart 2012